2007/08
資訊部門導入MES系統前的準備工作 Part I
文-黃志嶔
綜論資訊部門在MES系統導入前需要準備的工作，主要有下列五大步驟：
步驟一：企業內部資訊收集
步驟二：RFP文件撰寫
步驟三：廠商及產品的初步評估
步驟四：評選方式
步驟五：採購程序
一、企業內部資訊收集
收集企業內部資訊是資訊部門開始準備導入MES系統的第一個重要步驟。完整收集企業內部各項資訊，可幫助後續準備工作及未來導入MES專案的順利推展。 企業內部資訊收集，主要有下列幾個項目：
１ 企業主的期望
企業主為何要導入系統？是因為了解其必要性，還是只因為工廠就需要MES系統？企業主對於系統的導入，期望可以解決哪些問題，提升什麼效果？或者幫助企業達成哪些目標？甚至連企業主心目中的預算是在什麼地方等等，這些都是資訊部門在導入之前必須去揣摩了解的。沒有符合企業高層需要及他們的認同、支持，再多的努力也是惘然。
反之；若這個導入專案是由資訊部門或生產單位所發起的，那就必須列出導入系統的效益，說服企業主，使其轉化為企業主對導入系統的期望，爭取預算及支持。
２系統導入資源評估 資源評估可區分為三個項目：預算、人力設備、時間
[1]預算： 企業對於導入系統，因企業資本、規模及產業特性而有不同的預算考量；因此，先了解導入系統預算多寡，是一個重要的基本工作。
[2]人力及設備： 企業內部人力資源的投入，是專案成功的一大關鍵，因此人力資源評估主要分為兩大項目；一為使用者部門在後續的需求訪談時是否會影響工作，能有多少時間投入專案？同時也必須考量生產淡、旺季的問題；另一則為資訊部門在系統導入時的全程參與及導入後的維護能力。 設備的評估則是在於目前企業內設備的質與量是否足夠。
[3]時間： 導入系統的整個時程評估；企業的內部環境，外在因素都會影響整個系統導入的時程；因此必須依據需求的急迫性，最大效益的時間點等因素來預估專案時程及上線時間。
３使用者的需求
初步了解使用者的需求有哪些，是導入前的一項必要工作。很多時候企業會認為專案開始後，顧問來訪談時，再提出內部需求就可以導入系統；卻忽略了導入之前，初步了解企業內部自我的需求，也是一項重要的工作。 事先收集了解生管、製造、品管、研發及會計等部門的需求，不僅可以幫助後續挑選合適廠商及導入產品，同時也能讓導入專案開始後的各項預算及資源評估更為正確；當然更可以讓廠商有所準備，提供可行的解決方案，以確保所選擇的廠商未來有能力完成專案。
４取得內部共識
導入系統對於企業本身，是一個重大改變；這個改變，可能會影響到不同層面的工作，甚至於會影響到原本生產製造的流程；因此，內部多少都會有反對的聲音存在。預先收集相關反對的原因，或者預先說服反對者，取得對導入系統的共識，對於後續專案輔導及上線，會是一個重要且必要的工作。
二、RFP文件撰寫
完成企業內部資訊收集後，接下來的工作便是著手撰寫RFP(Request For Proposal)文件。RFP文件的意義在於企業向廠商以文件方式提出需求，要求廠商對於其中的需求，提出建議解決方案之建議書。。 以下簡單列出常見在RFP中具備的項目及撰寫的內容。
˙定義專案的名稱。
˙簡介企業相關資訊；如現行作業、系統、設備等。另可簡述專案之背景、起因及現況等。
˙企業聯絡方式及聯絡人資料。
˙明確定義、條列專案需要完成的目標。
˙條列出專案範圍有哪些，需要完成的功能項目，包含或不包含的項目；另外亦需要定義此專案涵蓋的廠區、軟硬體的架構等。
˙專案起始日期及結束日期，或需要於多少時間內完成。
˙定義廠商的建議書、專案計畫書格式及內容規範。
˙廠商所需具備的條件、要提供的售後服務、品質要求等。
RFP文件對內可以協助各單位自我了解需求及取得一致的共識，對外則可以讓廠商正確的評估專案範圍、價格、需耗用的資源、時程等。因此做出一份有意義的RFP文件是向專案成功邁進一大步。
(下一期將有更精彩的內容報導，敬請期待。)
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